Bước vào cửa, khách thường khựng lại vài giây để nhìn quanh trước khi tiến đến quầy đón tiếp. Khoảng dừng ngắn ngủi đó cho thấy sảnh lễ tân hoạt động có êm hay không. Nếu cửa mở ra đụng ngay góc nhọn của bàn hoặc lối đi bị chắn bởi ghế chờ, cảm giác bối rối sẽ xuất hiện trước cả lời chào.
Nhiều người khi làm nội thất văn phòng thường muốn đặt một quầy thật bề thế ngay chính giữa. Tuy nhiên, một chiếc bàn quá lớn trong diện tích khiêm tốn sẽ biến lối đi thành khe hẹp. Khi thi công văn phòng, việc đo đạc khoảng lùi từ mép cửa đến mặt trước quầy rất đáng lưu tâm. Khoảng cách này cần đủ rộng để hai người đi ngược chiều tránh nhau thoải mái mà không chạm vào túi xách của người đối diện.
Việc chọn hình dáng quầy tiếp tân cũng phụ thuộc trực tiếp vào mặt bằng thực tế. Quầy chữ I thẳng thớm dễ ghép vào các sảnh hẹp dài, trong khi quầy chữ L hoặc chữ U bo góc lại hợp với sảnh vuông. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp thường xuyên nhận thư từ, bưu kiện hàng ngày, mặt quầy phẳng hoàn toàn sẽ nhanh chóng bị bừa bộn. Lúc này, kiểu bàn có hai tầng mặt sàn giật cấp là cách xử lý tiện hơn: tầng trên vừa tầm mắt để khách ký giấy tờ, còn tầng dưới thấp hơn dùng để cất giấy tờ và giấu gọn dây máy tính.
Chỗ ngồi chờ cho khách cũng cần một sự đánh đổi rõ ràng giữa số lượng ghế và độ thoáng đãng. Đặt một bộ sofa băng dài kèm bàn trà lớn có thể tạo vẻ trang trọng, nhưng lại chiếm gần hết lối đi vào các phòng bên trong. Thay vào đó, việc dùng hai hoặc ba ghế đơn êm ái kết hợp bàn nhỏ đặt sát tường bên cạnh vừa giữ được sự riêng tư cho khách ngồi chờ, vừa không chắn tầm nhìn từ cửa vào quầy.
Một lỗi khá phổ biến trong thiết kế nội thất văn phòng là để ánh sáng tập trung quá gắt vào logo phía sau quầy. Khi đèn rọi chiếu thẳng từ trên đỉnh đầu xuống, bảng hiệu dễ bị bóng lóa, người đứng trực quầy cũng nhanh mỏi mắt. Đổi sang ánh sáng hắt từ viền chữ hoặc dùng dải sáng gián tiếp phía sau vách nền sẽ giúp tên thương hiệu hiện lên rõ ràng mà không gây chói mắt người bước vào.
Sự kết nối giữa sảnh đón tiếp và khu vực làm việc bên trong cũng cần được tính trước. Sảnh không nên mở toang nhìn thẳng vào bàn làm việc của nhân viên, vì tiếng trao đổi đón tiếp dễ làm phân tán sự tập trung. Một vách ngăn nhẹ bằng lam gỗ thưa hoặc kính mờ vừa đủ phân định ranh giới mà vẫn giữ được sự liền mạch cho toàn bộ mặt bằng.
Nếu đang lên kế hoạch làm mới khu vực này, bạn có thể bắt đầu bằng việc đứng ở cửa chính rồi đi thử ba bước chân theo thói quen của một người khách lạ, để xem tầm mắt của mình chạm vào đâu đầu tiên.