Cầm bản vẽ mặt bằng trống trên tay, nhiều quản lý hành chính thường lúng túng khi đơn vị tư vấn hỏi câu đầu tiên: công ty muốn ưu tiên diện tích cho khu vực nào nhất? Nếu chỉ trả lời chung chung là cần một văn phòng đẹp, sang trọng và đủ chỗ ngồi, bản vẽ đề xuất rất dễ lệch khỏi thói quen vận hành thực tế. Để buổi làm việc đầu tiên đi thẳng vào trọng tâm, việc liệt kê rõ nhu cầu sử dụng nội thất văn phòng ngay từ đầu sẽ giúp hai bên tiết kiệm nhiều vòng chỉnh sửa.
Việc đầu tiên cần làm rõ là đếm số người làm việc cố định và thói quen di chuyển giữa các bộ phận. Bạn hãy ghi lại số chỗ ngồi hiện tại, dự trù thêm nhân sự trong vài năm tới và xem bộ phận nào cần ngồi gần nhau để trao đổi giấy tờ mỗi ngày. Chẳng hạn, bộ phận kế toán cần nhiều tủ cất hồ sơ sát tường và góc ngồi kín đáo, trong khi nhóm kinh doanh lại cần bàn dài ở không gian làm việc mở để tiện thảo luận nhanh. Khi nắm được luồng di chuyển này, người lên phương án thiết kế nội thất văn phòng sẽ biết nên đặt vách ngăn ở đâu và chừa lối đi rộng bao nhiêu.
Tiếp theo là phân định rõ vai trò của những khu vực đại diện cho bộ mặt doanh nghiệp như sảnh lễ tân, phòng họp và phòng giám đốc. Trong một thiết kế văn phòng cao cấp, ba khu vực này thường định hình ấn tượng đầu tiên của đối tác khi bước qua cửa. Bạn cần xác định trước sảnh lễ tân có cần bộ sofa chờ cho khách ngồi lâu hay chỉ cần quầy tiếp đón gọn gàng. Với phòng giám đốc, hãy hỏi rõ người sử dụng có hay tiếp khách riêng tại phòng không để chọn đặt thêm bàn trà hoặc bàn họp nhỏ. Riêng phòng họp, việc đếm số cuộc họp mỗi tuần sẽ quyết định nên làm một phòng lớn hay chia thành hai phòng nhỏ có vách ngăn di động.
Quá trình phân bổ diện tích luôn đi kèm những sự đánh đổi mà chủ doanh nghiệp phải cân nhắc trước. Nếu dồn quá nhiều diện tích để làm sảnh lễ tân và phòng giám đốc thật bề thế trên một mặt bằng vừa phải, khu vực ngồi của nhân viên sẽ bị thu hẹp và thiếu chỗ đặt tủ cất đồ cá nhân. Lỗi dễ gặp ở nhiều văn phòng là chọn bàn họp và ghế xoay quá khổ so với diện tích phòng, khiến người ngồi trong cùng muốn bước ra phải làm phiền cả dãy.
Cách xử lý thực tế là đo kỹ kích thước thang máy, cửa ra vào và thống nhất thứ tự ưu tiên: nơi nào sử dụng hàng ngày thì ưu tiên sự thoải mái, nơi nào ít dùng hơn có thể kết hợp công năng để giai đoạn thi công nội thất diễn ra gọn gàng.
Một phần nữa nên chuẩn bị sẵn là bộ nhận diện thương hiệu và mong muốn về cảm giác không gian. Thay vì chỉ gửi chiếc logo, bạn hãy mô tả rõ tính chất công việc của công ty mình: cần sự tĩnh lặng, chỉn chu như khối tài chính hay sự cởi mở, linh hoạt như ngành sáng tạo. Đơn vị thiết kế sẽ dựa vào đó để chọn bảng màu, độ sáng của đèn và bề mặt vật liệu gỗ, đá hay nỉ sao cho đồng điệu với hình ảnh công ty mà không biến văn phòng thành nơi trưng bày biển hiệu cứng nhắc.
Khi đã có danh sách nhu cầu cơ bản cùng mặt bằng hiện trạng, buổi nói chuyện với đơn vị thi công văn phòng sẽ cụ thể và rõ ràng hơn rất nhiều. MoreHome thiết kế và thi công nội thất nhà ở, biệt thự, văn phòng; khi bạn cần trao đổi trực tiếp về phương án mặt bằng, có thể liên hệ qua hotline 09.31.31.88.77. Trước khi gọi hoặc gặp đơn vị tư vấn, bạn hãy lấy một tờ giấy trắng, gạch đầu dòng ba điểm còn bất tiện nhất ở văn phòng hiện tại để làm đề bài mở đầu.