Nhiều doanh nghiệp khi bắt tay vào thiết kế nội thất văn phòng thường băn khoăn giữa hai lựa chọn: đập thông toàn bộ để tạo cảm giác rộng rãi hay dựng vách ngăn từng phòng cho yên tĩnh. Một sàn làm việc mở nhìn thoáng mắt, tiết kiệm diện tích giao thông và tạo cảm giác gắn kết. Dẫu vậy, không phải mô hình kinh doanh nào cũng hợp với kiểu bố trí này.
Sự đánh đổi lớn nhất của văn phòng mở nằm ở tiếng ồn và sự xao nhãng. Chẳng hạn, nếu đội ngũ kinh doanh thường xuyên gọi điện trao đổi với đối tác mà ngồi chung ngay cạnh bộ phận kế toán hoặc lập trình, những người cần tập trung xử lý số liệu sẽ rất khó làm việc liên tục. Khi đó, sự thông thoáng ban đầu lại trở thành rào cản khiến hiệu suất giảm sút.
Ngược lại, nếu dựng vách ngăn kín cho từng nhóm nhỏ, không gian dễ bị vụn vặt và tốn thêm chi phí vách, cửa cùng hệ thống điều hòa riêng. Lỗi dễ gặp lúc này là lối đi lại giữa các phòng chiếm quá nhiều diện tích hữu dụng. Chưa kể, việc ngăn cách quá mức đôi khi làm giảm nhịp trao đổi tự nhiên giữa các thành viên.
Một hướng cân nhắc thực tế là kết hợp linh hoạt dựa theo đặc thù công việc. Những khu vực đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp như sảnh lễ tân, phòng giám đốc và phòng họp lớn cần được ưu tiên tính riêng tư, trang trọng. Với khu vực làm việc chung, thay vì xây tường gạch kiên cố, việc dùng vách kính cách âm hoặc bố trí tủ tài liệu làm ranh giới ước lệ sẽ giúp ánh sáng tự nhiên đi sâu vào bên trong mà vẫn giữ được trật tự cần thiết.
Khi lên kế hoạch thi công văn phòng, việc đo đạc kỹ khoảng cách giữa các bàn làm việc và lối đi đóng vai trò rất thực tế. Đặt một cụm bàn làm việc mở cần chừa tối thiểu khoảng lùi để người ngồi kéo ghế ra vào thoải mái mà không chạm vào lưng người phía sau. Nếu cần một góc gọi điện nhanh hoặc trao đổi nhóm hai người, việc bố trí thêm một buồng cách âm nhỏ cạnh khu làm việc mở thường hiệu quả hơn nhiều so với việc chia thêm một căn phòng cố định.
Trước khi chốt phương án mặt bằng, bạn có thể thử liệt kê danh sách các bộ phận hiện có và đánh dấu xem nhóm nào cần yên tĩnh tuyệt đối, nhóm nào thường xuyên trao đổi lớn tiếng trong ngày.