Nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đơn vị thiết kế khi vừa nhận bàn giao mặt bằng thô, nhưng lại lúng túng khi được hỏi cần bao nhiêu chỗ ngồi, phòng họp dùng cho mấy người và sảnh đón tiếp khách theo phong cách nào. Khi chưa gom đủ các chi tiết này, bản vẽ phác thảo đầu tiên thường phải sửa đi sửa lại nhiều lần vì lệch với nhu cầu làm việc thực tế.
Việc trước hết nên làm là đếm lại số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến trong khoảng một đến hai năm tới. Bạn cần phân loại rõ nhóm nào ngồi cố định cả ngày như kế toán hay hành chính, nhóm nào hay ra ngoài như kinh doanh, và nhóm nào cần trao đổi thường xuyên. Chẳng hạn, nếu bộ phận kinh doanh thường xuyên gọi điện cho đối tác mà lại đặt ngay cạnh nhóm kỹ thuật cần tập trung cao, tiếng ồn sẽ gây ảnh hưởng lớn. Cách phân chia chỗ ngồi ban đầu sẽ quyết định việc chia vách ngăn kín hay để không gian làm việc mở.
Tiếp theo, hãy rà soát kỹ thói quen hội họp và tiếp khách của công ty. Có nơi chỉ cần một phòng họp lớn để họp toàn thể mỗi tuần một lần, nhưng lại thiếu phòng nhỏ từ hai đến bốn người cho các nhóm thảo luận nhanh. Khi đó, phòng họp lớn dễ bị dùng lãng phí hoặc nhân viên phải ra khu vực chung nói chuyện, làm mất trật tự. Việc đo trước kích thước bàn ghế dự kiến và tính số phòng họp vừa vặn sẽ giúp mặt bằng không bị cắt xẻ quá nhiều diện tích thừa. Ở các công trình diện tích rộng, quy trình Thiết kế nội thất biệt thự bài bản sẽ giúp đồng bộ vật liệu, ánh sáng và tỷ lệ đồ rời giữa các tầng.
Khu vực sảnh lễ tân và phòng giám đốc cũng cần được định hình rõ mức độ ưu tiên. Đây là nơi thể hiện màu sắc thương hiệu và đón tiếp đối tác, đòi hỏi vật liệu cũng như ánh sáng chỉn chu. Tuy nhiên, nếu dành diện tích sảnh quá rộng để tạo cảm giác sang trọng, diện tích làm việc của nhân viên có thể bị thu hẹp lại, lối đi trở nên chật chội. Doanh nghiệp cần chấp nhận sự đánh đổi này dựa trên việc văn phòng đón khách thường xuyên hay chủ yếu để nội bộ vận hành.
Một lỗi khá phổ biến là chọn đồ nội thất văn phòng trước khi tính toán vị trí ổ cắm, đường dây mạng và tủ cất tài liệu. Khi thi công văn phòng, nếu các hốc kỹ thuật dưới sàn hoặc trên tường không khớp với chân bàn làm việc, dây điện sẽ phải chạy nổi trên mặt sàn, vừa mất thẩm mỹ vừa vướng lối đi lại. Liệt kê trước các thiết bị văn phòng như máy in, máy chiếu, server hay tủ hồ sơ chung sẽ giúp việc bố trí công năng gọn gàng ngay từ đầu.
MoreHome là đơn vị thiết kế và thi công nội thất nhà ở, biệt thự, văn phòng, có thể phối hợp cùng doanh nghiệp từ khâu ý tưởng đến triển khai hoàn thiện. Nếu muốn trao đổi cụ thể hơn về mặt bằng của mình, bạn có thể gọi trực tiếp đến hotline 09.31.31.88.77 để được hỗ trợ.
Trước mắt, bạn có thể mở một file tính đơn giản, liệt kê số nhân sự theo từng bộ phận cùng số lượng màn hình, máy in và tủ tài liệu cần dùng trong ngày để sẵn sàng khi bắt đầu lên phương án.