Khi bước vào buổi trao đổi đầu tiên về cải tạo hoặc làm mới văn phòng, bạn đã bao giờ cầm theo cả xấp ảnh mạng rất đẹp nhưng sau hai tiếng nói chuyện, hai bên vẫn chưa chốt được mặt bằng cần chia mấy phòng chưa? Tình huống này xảy ra khá thường xuyên với các chủ doanh nghiệp hoặc quản lý hành chính. Mong muốn thì nhiều, từ một sảnh lễ tân thật ấn tượng đến khu làm việc thoáng đãng, nhưng thông tin lại nằm rải rác ở các phòng ban khác nhau. Để quá trình thiết kế văn phòng cao cấp diễn ra mạch lạc ngay từ đầu, việc gom và chia nhóm thông tin theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp đơn vị tư vấn hiểu đúng bài toán của công ty bạn.
Nhóm thông tin đầu tiên cần đo đếm và ghi lại cụ thể là quy mô sử dụng thực tế, chứ chưa phải màu sơn hay kiểu bàn ghế. Bạn hãy liệt kê số lượng nhân sự hiện tại của từng bộ phận và dự kiến tăng thêm trong vài năm tới. Đi kèm với con số này là thói quen làm việc hàng ngày: bộ phận nào cần ngồi gần nhau để trao đổi nhanh, bộ phận nào thường xuyên gọi điện cần cách âm, hay tần suất tiếp khách bên ngoài là bao nhiêu lượt mỗi ngày. Khi các con số này rõ ràng, kiến trúc sư mới có cơ sở chia tỷ lệ diện tích giữa không gian làm việc mở, phòng họp lớn, các buồng họp nhỏ và khu phụ trợ dùng để cất tài liệu hoặc đặt máy in.
Sau khi chốt được nhu cầu vận hành, câu chuyện về hình ảnh thương hiệu và mức độ đầu tư cho từng khu vực sẽ dễ bàn hơn rất nhiều. Một mặt bằng thiết kế nội thất văn phòng hướng tới sự chỉn chu thường cần điểm nhấn ở sảnh lễ tân, phòng họp chính và phòng giám đốc. Tuy nhiên, việc mô tả bằng các tính từ như sang trọng hay chuyên nghiệp rất dễ dẫn đến cách hiểu lệch nhau. Thay vì chỉ nói chung chung, bạn có thể chọn ra ba đến năm bức ảnh mẫu và ghi chú rõ mình thích điểm gì ở đó: chẳng hạn thích cách phối gỗ trầm với ánh sáng vàng ấm cho phòng giám đốc, hoặc thích quầy lễ tân dùng đá sáng màu nhìn sạch sẽ.
Đôi khi, người chủ doanh nghiệp quen với cảm giác ấm cúng như khi tìm hiểu về Thiết kế nội thất biệt thự, nhưng khi đưa vào môi trường công sở lại cần tiết chế các chi tiết rườm rà để giữ sự gọn gàng và đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu.
Một lỗi khá phổ biến ở giai đoạn chuẩn bị thông tin là gom tất cả mong muốn của mọi trưởng bộ phận vào chung một danh sách mà không phân định thứ tự ưu tiên. Nếu phòng nào cũng đòi diện tích rộng, có cửa sổ lớn và đặt sát sảnh chính, bản vẽ mặt bằng sẽ nhanh chóng bị bế tắc vì vượt quá giới hạn thực tế của tòa nhà. Luồng trao đổi về nội thất văn phòng lúc này luôn có sự đánh đổi. Chẳng hạn, nếu bạn quyết định nới rộng sảnh lễ tân và làm một phòng họp lớn thật bề thế để đón đối tác, diện tích dành cho khu làm việc chung hoặc khu nghỉ trưa của nhân viên sẽ phải thu gọn lại, hoặc chuyển sang dùng hệ bàn ghép gọn hơn.
Cách xử lý tốt nhất là ban giám đốc và bộ phận hành chính thống nhất trước một bảng thứ tự ưu tiên gồm những hạng mục bắt buộc phải có và những phần có thể linh hoạt điều chỉnh.
Giai đoạn chuyển từ bản vẽ sang thi công văn phòng cũng phụ thuộc lớn vào những dữ liệu kỹ thuật và quy định của tòa nhà mà bạn cung cấp từ sớm. Trước khi chốt phương án nội thất trọn gói, người phụ trách hành chính nên xin ban quản lý tòa nhà bộ quy định thi công nội thất, giờ giấc vận chuyển vật tư, vị trí đấu nối điện mạng và sơ đồ hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện hữu. Khi gửi trọn bộ tài liệu này cho đơn vị thực hiện như MoreHome — đơn vị thiết kế và thi công nội thất nhà ở, biệt thự, văn phòng — các bên sẽ biết ngay những giới hạn nào không được phép can thiệp.
Nếu cần trao đổi trước cách chuẩn bị hồ sơ mặt bằng, bạn có thể liên hệ qua hotline 09.31.31.88.77 để nắm các đầu mục cơ bản.
Ngay hôm nay, bạn có thể mở một trang tài liệu trắng và gạch đầu dòng ba danh sách riêng biệt: số chỗ ngồi cần đặt cho từng phòng ban, những đồ đạc cũ muốn giữ lại để cất hoặc tái sử dụng, và ba điểm đang gây bất tiện nhất ở văn phòng hiện tại. Chỉ cần mang tờ ghi chú gọn gàng đó cùng bản vẽ mặt bằng có sẵn của tòa nhà đến buổi hẹn đầu tiên, cuộc trò chuyện về không gian làm việc mới sẽ đi thẳng vào trọng tâm và tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.